ZARZĄDZANIE UMOWAMI I PISMAMI
Stwórz centralne, bezpieczne archiwum dla wszystkich dokumentów w Twojej firmie. Nasz system BPM zapewnia pełną kontrolę nad cyklem życia umów i automatyzuje obieg korespondencji (kancelarię).
Ryzyko Ukryte w Segregatorach i Dyskach Sieciowych
Gdzie jest najnowsza wersja umowy? Kiedy wygasa kluczowy kontrakt? Czy ktoś odpowiedział na to pismo urzędowe?
W większości firm kluczowe dokumenty są rozproszone – w segregatorach, na dyskach współdzielonych i w skrzynkach mailowych.
Ten chaos to nie tylko strata czasu na szukanie. To realne ryzyko finansowe i prawne. Przegapione terminy wypowiedzenia oznaczają niechciane auto-przedłużenia umów.
Zagubione pismo to ryzyko kary.
Brak kontroli nad wersjami prowadzi do kosztownych pomyłek.
Nasza platforma BPM zastępuje ten chaos cyfrową twierdzą.
Fundamenty Cyfrowego Porządku
Nasze rozwiązanie to więcej niż “folder”. To inteligentny system do zarządzania, wersjonowania i automatyzacji pracy z dokumentem.
Centralne Cyfrowe Archiwum
Wszystkie dokumenty w jednym, bezpiecznym miejscu.
Precyzyjna kontrola uprawnień – wiesz, kto, co i kiedy otworzył lub zmienił.
Pełna historia i wersjonowanie każdego pliku.
Inteligentne Zarządzanie Umowami
System sam pilnuje kluczowych dat (np. terminów wypowiedzenia).
Automatycznie wysyła alerty i uruchamia proces renegocjacji lub akceptacji aneksu w systemie BPM.
Cyfrowa Kancelaria (Obieg Pism)
Zautomatyzuj rejestrację pism przychodzących i wychodzących.
System sam nadaje numer sprawy i przydziela zadanie do odpowiedniej osoby, pilnując terminów odpowiedzi.
Wyszukiwanie Pełnotekstowe (AI)
Znajdź potrzebną informację w 5 sekund.
Dzięki mechanizmom AI (IDP/OCR), system potrafi przeszukiwać nie tylko nazwy plików, ale także treść zeskanowanych umów i pism.
Realny Wpływ na Bezpieczeństwo i Efektywność Biznesu
Wdrożenie centralnego systemu do zarządzania dokumentami natychmiast podnosi poziom bezpieczeństwa i zgodności (compliance).
Zyskujesz pełną kontrolę nad dostępem do wrażliwych danych i eliminujesz ryzyko zagubienia dokumentów.
Każdy plik ma pełną historię wersji, co jest kluczowe dla audytów (wewnętrznych i zewnętrznych) oraz zgodności z RODO.
Przekłada się to bezpośrednio na wymierne oszczędności finansowe.
Koniec z przegapionymi terminami wypowiedzenia i niechcianymi, automatycznie przedłużającymi się umowami.
System pilnuje terminów za Ciebie. Jednocześnie, automatyzując obieg pism urzędowych, minimalizujesz ryzyko kar za nieterminowe odpowiedzi.
Dla codziennej pracy największą zmianą jest radykalne zwiększenie efektywności.
Czas poszukiwania dokumentu skraca się z kilkudziesięciu minut do kilku sekund. Dzięki integracji z technologią inteligentnego odczytywania (IDP), pracownicy mogą przeszukiwać treść zeskanowanych umów, znajdując konkretne klauzule czy zapisy bez potrzeby ręcznego czytania setek stron.
Kadra zarządzająca zyskuje pełen wgląd i kontrolę. W jednym miejscu widzi wszystkie aktywne umowy, ich wartość oraz nadchodzące terminy, co pozwala na strategiczne zarządzanie zobowiązaniami i należnościami firmy.
Foresight© All Rights Reserved.