ZARZĄDZANIE ZAPOTRZEBOWANIEM I ZAKUPAMI (P2P)
Zyskaj pełną kontrolę nad wydatkami firmy.
Ustandaryzuj proces “Purchase-to-Pay” – od złożenia zapotrzebowania przez pracownika, przez akceptację budżetową, aż po wystawienie zamówienia (PO) i weryfikację faktury.
Ryzyko "Dzikich Zakupów" (Maverick Spending)
W Twojej firmie pracownicy zamawiają sprzęt i usługi mailowo? Zapotrzebowania krążą w arkuszach Excela, a dział finansowy dowiaduje się o wydatkach dopiero, gdy na biurko trafia faktura?
Ten brak kontroli to tzw. "dzikie zakupy" (maverick spending). Generuje on ogromne ryzyko: przekraczania budżetów, kupowania od niezweryfikowanych dostawców i przepłacania za usługi.
Dział zakupów, zamiast negocjować najlepsze warunki, zajmuje się "gaszeniem pożarów" i administracją.
Nasza platforma BPM wprowadza w ten chaos porządek i strategiczną kontrolę.
Cyfrowy Proces Purchase-to-Pay (P2P)
Nasze rozwiązanie BPM zapewnia jeden, spójny przepływ informacji, który łączy pracownika, menedżera, dział zakupów i księgowość.
KROK 1: Wniosek i Słowniki (Requisition)
Pracownik składa zapotrzebowanie przez prosty formularz, wybierając towary z centralnego katalogu (słownika).
Koniec ze zgadywaniem i błędnymi nazwami.
KROK 2: Akceptacja Budżetowa
System automatycznie wysyła wniosek do akceptacji przełożonego i działu kontrolingu.
Proces jest zatrzymany, jeśli wydatek przekracza dostępny budżet danego MPK.
KROK 3: Zamówienie (Purchase Order)
Po akceptacji, dział zakupów otrzymuje kompletne zapotrzebowanie.
Na jego podstawie generuje i wysyła oficjalne zamówienie (PO) do wybranego, zweryfikowanego dostawcy.
KROK 4: Powiązanie z Fakturą (3-way match)
Gdy dostawca prześle fakturę, system automatycznie porównuje ją z zamówieniem (PO) i dowodem dostawy (GR).
Jeśli wszystko się zgadza, faktura jest kierowana do szybkiej płatności.
Realny Wpływ na Kontrolę Kosztów i Efektywność
Najważniejszą korzyścią wdrożenia systemu BPM dla zakupów jest natychmiastowa i pełna kontrola nad wydatkami firmy.
Zarząd i dział finansowy zyskują 100% wgląd w to, kto, co i za ile kupuje – jeszcze zanim wydatek zostanie poniesiony.
Pozwala to na realne egzekwowanie budżetów i eliminację “dzikich zakupów” (maverick spending), co bezpośrednio przekłada się na wymierne oszczędności.
Ustandaryzowanie procesu pozwala działowi zakupów przejść od reaktywnej administracji do strategicznego zarządzania dostawcami (sourcing).
Zamiast przetwarzać pojedyncze maile, mogą oni konsolidować zamówienia, negocjować lepsze warunki i budować relacje z kluczowymi partnerami, maksymalizując korzyści dla firmy.
Dla pracowników i menedżerów oznacza to przejrzystość i przyspieszenie procesu.
Zamiast czekać tygodniami na akceptację mailową, pracownik widzi status swojego zapotrzebowania w systemie.
Menedżerowie mogą akceptować wydatki jednym kliknięciem, co radykalnie skraca czas od potrzeby do zamówienia.
Automatyzacja P2P to pełna zgodność i podstawa do audytu.
Cały proces – od zapotrzebowania, przez akceptację, po zamówienie i fakturę – jest połączony i zapisany w jednym miejscu. To nie tylko ułatwia pracę księgowości (dzięki automatycznemu powiązaniu faktury z PO), ale także gwarantuje przejrzystość podczas każdej kontroli wewnętrznej lub zewnętrznej.
Foresight© All Rights Reserved.