ELEKTRONICZNA KANCELARIA

Przejmij 100% kontroli nad obiegiem informacji.
Zarejestruj, zdigitalizuj i zautomatyzuj obieg każdego pisma i dokumentu – od momentu, gdy trafia do firmy, aż po bezpieczne archiwum.

Gdy Pisma Giną, a Terminy Płoną

Papierowy obieg korespondencji to "czarna dziura" w organizacji.
Gdzie jest pismo, które przyszło w zeszłym tygodniu? Kto jest za nie odpowiedzialny? Czy dotrzymaliśmy terminu odpowiedzi na pismo urzędowe?
Zagubione oryginały, opóźnienia w akceptacjach i całkowity brak kontroli nad tym, co, gdzie i u kogo się znajduje – to realne ryzyko prawne i finansowe.
Ręczne stemplowanie, prowadzenie papierowych dzienników i "gonienie za podpisem" to strata czasu i pieniędzy.

Jak Działa Cyfrowa Kancelaria?

Od stempla pocztowego do cyfrowego archiwum – w pełni kontrolowany proces.

Centralna Rejestracja Pism

Niezależnie od kanału (poczta, e-mail, ePUAP), każde pismo jest rejestrowane w jednym miejscu. Papier jest skanowany, a dokument otrzymuje unikalny numer w systemie (kod kreskowy).

Klasyfikacja i Przydział (BPM)

Pismo jest klasyfikowane (np. faktura, umowa, pismo urzędowe). System BPM, na podstawie reguł, automatycznie przydziela je do właściwej osoby, działu lub procesu.

Cyfrowy Obieg i Dekretacja

Koniec z chodzeniem z teczką. Dokument krąży cyfrowo w procesie dekretacji lub akceptacji. System pilnuje terminów odpowiedzi i zbiera wszystkie niezbędne informacje.

Bezpieczne Cyfrowe Archiwum

Po zakończeniu sprawy, pismo (wraz z całą historią akceptacji) trafia do bezpiecznego, przeszukiwalnego archiwum, zgodnego z wymogami prawnymi (np. instrukcja kancelaryjna).

Gwarancja Zgodności i Pełna Transparentność

Najważniejszą korzyścią wdrożenia elektronicznej kancelarii jest pełna kontrola i transparentność.
W każdej sekundzie wiesz, gdzie znajduje się dany dokument, kto nad nim pracuje i jaka jest pełna historia jego obiegu. To eliminuje ryzyko zagubienia pism i daje zarządowi pełen wgląd w przepływ informacji.

Kluczowym aspektem jest gwarancja zgodności (compliance).
System automatycznie pilnuje terminów odpowiedzi na pisma urzędowe, sądowe czy od klientów, minimalizując ryzyko kar i sankcji prawnych.
Zyskujesz pełną ścieżkę audytową dla każdego dokumentu, co jest bezcenne podczas kontroli wewnętrznych i zewnętrznych (np. RODO).

W codziennej pracy oznacza to radykalne przyspieszenie procesów. Informacja dociera do właściwej osoby w kilka sekund, a nie dni. Eliminuje to “wąskie gardła” i czas marnowany na poszukiwanie dokumentów.
Zamiast fizycznych segregatorów, zyskujesz błyskawicznie przeszukiwalne, cyfrowe archiwum, co przekłada się na wymierne oszczędności czasu i kosztów operacyjnych.